COORDONNATEUR OU COORDONNATRICE DES ACTIVITÉS DE CONSTRUCTION (C5522)

Description sommaire des fonctions

Sous l’autorité du chef de service, projets de rénovation, seconder l’équipe de gestion de projets en assurant une coordination et un soutien administratif dans les multiples projets à leurs différentes étapes pour veiller à la qualité de la mise en œuvre des projets attribués, ainsi qu’au respect des échéances et des budgets.

Principales responsabilités
Aider les gestionnaires de projets en assurant une coordination et un soutien administratif dans une série de projets, de l’étape de la conception à celles de la construction et de la mise en œuvre, et assurer la liaison entre les entrepreneurs et professionnels externes et les autres unités internes.
Aider les gestionnaires de projets à tenir à jour les documents de construction pertinents (propositions de projet, contrats, échéanciers, dessins, cahiers des charges, bons de commande, dessins d’atelier, ordres de changement, facturation et documents de clôture de projet); classer et assurer le suivi de la correspondance liée aux projets.
S’assurer que les documents nécessaires à la construction sont complets, exacts, transmis aux intervenants du projet et classés selon les normes de l’Université.
Coordonner l’examen des documents en distribuant la documentation pertinente aux ressources internes, en recueillant des observations et en assurant le suivi des révisions avec les ressources internes et externes.
Inspecter les travaux effectués durant les projets de construction pour s’assurer de leur conformité aux exigences, aux cahiers des charges et aux échéanciers des projets, ainsi qu’aux procédures de l’Université; assurer la coordination et le suivi des corrections apportées aux déficiences de construction et faire preuve d’initiative et de jugement pour limiter les risques posés à la sécurité publique ou prévenir la récurrence de situations dangereuses.
Aider le gestionnaire de projets dans l’établissement des estimations de coûts, des prévisions budgétaires et des contrôles de coûts; intégrer ceux-ci dans les systèmes financiers de l’Université.
Participer à la préparation des rapports sur l’avancement des travaux et des rapports périodiques sur les projets; organiser les réunions, préparer les ordres du jour et assurer le suivi des mesures à prendre avec les ressources internes et externes.
Planifier et coordonner les interruptions de service avec les équipes externes et internes et préparer le plan de communication y afférant.
Coordonner l’accès au chantier avant et pendant la construction et coordonner l’exécution de travaux sur place avec les ressources internes.
Aider le gestionnaire de projets dans la livraison de l’ouvrage et la clôture des projets en distribuant la documentation finale du projet et en assurant la liaison avec les équipes du Service de gestion des propriétés pour veiller à ce que la transition des installations se déroule sans heurts à la fin des travaux.
Aider le gestionnaire de projets à obtenir les permis et les autorisations de la part des autorités provinciales et municipales.
S’acquitter d’autres tâches à la demande des gestionnaires de projets, des chefs de service ou de la direction de l’unité.
Exigences
Diplôme d’études collégiales (formation technique de trois ans) en technologie de l’architecture ou de l’ingénierie, en systèmes de bâtiments ou dans un autre domaine lié à la construction de bâtiments et de deux à quatre ans d’expérience de travail pertinente dans le soutien aux activités de construction; connaissance de la gestion de projets, des plans, des cahiers des charges et de la construction.
Connaissance des codes du bâtiment, de la méthodologie de construction, du vocabulaire de la construction et des documents utilisés dans le secteur.
Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais et du français parlés et écrits pour communiquer avec les clients, les professionnels, les surintendants de chantier et les fournisseurs afin de répondre avec tact aux demandes et de publier des rapports.
Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word et d’Excel; connaissance de MS Project, du courrier électronique et d’Internet.
Excellent sens de l’organisation, des relations interpersonnelles et des priorités; aptitude à traiter simultanément plusieurs demandes.
Capacité à travailler de manière autonome et au sein d’une équipe avec différents groupes.
Sens du service; ingéniosité, excellents capacités de jugement et sens de l’initiative.
Capacité à prévoir les problèmes et à les résoudre de manière proactive.
Vision stratégique, esprit d’analyse et esprit pratique; aptitude à s’épanouir dans un milieu où les délais sont serrés; compréhension de l’impact des travaux de construction sur les bâtiments et systèmes.