Canadian Facility Operations and Work Experience Specialist / Spécialiste - Exploitation des installations et expérience de travail, Canada

summary description of functions

Posting closing date: August 2 2019
Date de fin d’affichage : Le 2 août 2019

Status : Regular, Full Time
Statut : Régulier, Temps plein

(Français à suivre)

Role Purpose:

Canadian Facility Operations and Work Experience Specialist will assist with the management of the outcome of work performed by suppliers responsible for facilities maintenance and infrastructure operations as well assist in providing oversight and direction for all phases of capital and expense projects to enable business strategies.

 

• This position includes, but is not limited to, taking part in the selection and performance review of vendors who perform building renovations and alterations, furnish and install equipment, perform design services, construction services, as well as project construction management. The position also assists in ensuring the reliability of building systems, and managing and coordinating the maintenance and repair of such systems, including HVAC- Heating systems, Ventilating and Air Conditioning systems, electrical and fire protection systems, building management and automation systems, fire alarm systems, metering systems, as well as servicing various other building systems and components, while managing the various customer needs.
• In addition, the position assists with activities relating to the compliance of regulated spaces such as change control, assets lifecycle management and QA investigations, and or any other internal or external audits.
• The position also interfaces with the site hard and soft services providers for purposes of coordination and to ensure fulfillment of services and review of key performance indicators.
• The position is also charged with developing strong relationships with the Pfizer site occupants (colleagues and contractors) and participating in the day-to-day implementation of solutions that will ensure an effective, well-managed working environment, placing maximum emphasis on proactive outreach and positive responses to occupant concerns and needs. The position helps coordinate the activities, vendors, and manpower required to meet current and future occupant, building and operational needs.
• As the first point of contact for workplace matters, the Canadian Facility Operations and Work Experience Specialist will have exceptional skills in customer service, strong knowledge of the “community”, and the ability to integrate with the facilities management professionals and providers in a faced-paced environment, enabling occupants of the space to maximize productivity and engagement.
• In addition, the position helps drive the Pfizer Work Experience (WE) culture by creating a dynamic and inspiring workplace that people want to come to. It should assist with fostering an open, flexible and collaborative environment that enables agility, while making it easy for site occupants to do their best work. As such, the position applies the WE guiding principles across all aspects of the workplace, i.e., space, people, technology and culture.

Core Responsibilities:
 

• Contributes to develop, obtain and organize information required to complete a project. Coordinates the preparation of schematic design layouts, drawings, calculations, and takes part in material and equipment selections. Assists with the review of project options and alternatives.
• Assists in recommending the contractors, equipment vendors and construction manager (if required). Participates in the development of the project description (scope of work), contracts and purchase requisitions for approval (including specifications, warranty requirements, maintenance manuals, spare parts, delivery requirements, vendor start-up and training, where required), budget and schedule. Takes part in developing business cases and preparing capital appropriation requests as necessary for submission for project approvals and to secure funding.
• Assists with conducting routine project meetings, and with preparation and distribution of meeting minutes. Supports scheduling of construction and equipment deliveries. Helps conduct periodic coordination meetings with the contractor(s) and customers and issue meeting minutes.
• Assists in ensuring adherence to the specifications and quality construction standards. Coordinates shop drawings. Helps maintain tracks and provide an accurate accounting of project budget, and contributes to the preparation and submission of change requests as necessary. Maintains job files. Takes part in the execution of projects through to completion, including start-up and commissioning.
• Acts as GWS NA Commercial System Administrator for the CMMS- Computerized Maintenance Management (GetService).
• Maintains project documentation (including validation) and blueprints to comply with the records retention policy.
• Assists with the preparation, execution and storage of documentation for regulated spaces.
• Assures compliance with safety and environmental standards and regulations pertaining to cleanliness, particulate matter, noise and security. Regularly takes part in the inspection of the construction and, with designers, reviews any problems related to design and specifications.
• Facilitates occupants’ connection with all site-related services and requirements and supports new and transitioning occupants within the workplace environment. This includes supporting protocols, culture & etiquette. Addresses friction points for occupants to get their job done.
• Assists in implementing building initiatives designed to foster the WE culture and create connections between occupants (helps build community).
• Provides “White Glove” service to Executives
• Helps obtain and analyze relevant data (e.g., Pfizer Voice survey, GWS Satisfaction Survey, GetService reports) to capture service needs and to make on-going improvements based on data.
• Proactively solves problems - ensures complaints, questions, concerns and suggestions are addressed quickly and that follow up occurs, as appropriate.
• Continuously evaluates and identifies innovative ways to streamline and enhance service delivery to maximize the occupant experience.
• Proactively identifies repairs, maintenance, or updates required in the workplace.
• Participates in the communication of required information to occupants, executives, facilities management, landlord, and GWS Site Lead, as needed.
• Regularly assists with the assessment of space readiness, ensuring workspaces, conference rooms, and offices are occupant ready.
• Assists with general administrative tasks as assigned including written correspondence especially to occupants, ordering supplies, computer and data entry work (including GetService), preparing spreadsheets and reports.
• Other assigned duties may include backup to the Canadian Site Engineering and Risk Management Lead.

Qualifications:
 

• DEC in Science, Electrical, Mechanical, Civil Engineering or Architectural or five years of relevant experience within facilities supporting corporate offices, or hospitality sector, preferably from hotel or conference services background, or commercial high-rise, campus environment, and/or property portfolio management.
• Ability to oversee multiple activities at once.
• Ability to define problems, determines root cause analysis, draw valid conclusions and make appropriate recommendations. Practical experience and/or knowledge of general maintenance trades. Knowledge of instrumentation, mechanical and electrical systems and maintenance practices.
• Ability to communicate effectively (verbal and written), and interact with individuals at all levels of the company.
• Ability to read drawings and create engineered reports and procedures. Technical writing ability.
• Customer focus.
• Passion for building communities and connecting individuals.
• Must be able to work independently, multi-task and prioritize work requests.
• Detail oriented, confident, self-starter with exceptional organizational skills.
• Demonstrate integrity, dependability, responsibility, accountability, self-awareness, work ethic, and empathy.
• Conflict management skills with ability to work under pressure, while acting in a calm manner.
• Knowledgeable of and comfortable with various digital and collaboration technologies in today’s workspaces

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Spécialiste – Exploitation des installations et expérience de travail, Canada

But du poste :

Le spécialiste – Exploitation des installations et expérience de travail, Canada aide à gérer les résultats du travail effectué par les fournisseurs responsables de l’entretien des installations et de l’exploitation de l’infrastructure; il supervise et dirige toutes les phases des projets d’immobilisation et de dépenses afin de favoriser les stratégies commerciales.
 

• Le poste inclut, sans s’y limiter, les responsabilités suivantes : participer à la sélection et à l’évaluation du rendement des fournisseurs qui rénovent les bâtiments, fournissent et installent l’équipement, et offrent des services de conception, de construction et de gestion des travaux. Le titulaire du poste doit également s’assurer de la fiabilité des systèmes des bâtiments en plus de gérer et de coordonner leur entretien et leur réparation, notamment des systèmes de chauffage, de ventilation et de conditionnement d’air, des systèmes électriques et de protection en cas d’incendie, des systèmes de gestion des bâtiments et d’automatisation, des systèmes d’alarme d’incendie, des systèmes de mesure, et de divers autres systèmes et composantes de bâtiments, tout en gérant les différents besoins des clients.
• De plus, le titulaire du poste appuie les activités liées au respect des espaces réglementés, comme le contrôle des changements, la gestion du cycle de vie des actifs et les évaluations de l’assurance de la qualité, ainsi que tout autre audit interne ou externe.
• Il communique aussi avec les fournisseurs de services des équipements publics et de services informels des installations aux fins de coordination et de réalisation des services et d’évaluation des principaux indicateurs de rendement.
• Il doit également établir d’excellentes relations avec les occupants des installations de Pfizer (employés et fournisseurs) et participer quotidiennement à la mise en place de solutions qui assureront un environnement de travail efficace et bien géré, en accordant la priorité à la communication proactive et aux réponses positives aux préoccupations et aux besoins des occupants. Le titulaire du poste aide à coordonner les activités, les fournisseurs et la main-d’œuvre nécessaires pour répondre aux besoins opérationnels, des occupants et en matière de bâtiments actuels et futurs.
• En tant que premier point de contact pour les questions relatives au milieu de travail, le spécialiste – Exploitation des installations et expérience de travail, Canada doit avoir des compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle, d’excellentes connaissances de la « communauté » et la capacité de collaborer avec des professionnels et des fournisseurs de gestion des installations dans un environnement au rythme rapide, afin de permettre aux occupants de maximiser leur productivité et leur engagement.
• En outre, le titulaire du poste appuie la culture de l’expérience de travail de Pfizer en créant un milieu de travail dynamique et inspirant où les employés veulent venir. Il doit favoriser un milieu ouvert, flexible et collaboratif qui permet l’agilité tout en permettant aux occupants de facilement faire leur travail. Dans cette optique, le titulaire applique les principes directeurs de la culture de l’expérience de travail à tous les aspects du milieu de travail : espace, employés, technologies et culture.

Fonctions principales :
 

• Contribuer à la création, à l’obtention et à l’organisation des renseignements requis pour mener à bien un projet. Coordonner la préparation des plans de conception schématique, des dessins et des calculs, et participer au choix du matériel et de l’équipement. Participer à l’évaluation des options de projets et des options de rechange.
• Participer aux recommandations faites aux fournisseurs, aux fournisseurs d’équipement et au directeur de construction (au besoin). Participer à l’élaboration de la description des projets (portée des travaux), des contrats et des demandes d’achat à approuver (spécifications, exigences de garantie, manuels d’entretien, pièces de rechange, exigences de livraison et formation des fournisseurs, au besoin), du budget et de l’échéancier. Participer à la mise au point d’analyses de rentabilité et à la préparation des demandes d’affectation de fonds, au besoin, pour obtenir l’approbation des projets et pour assurer le financement.
• Participer à la tenue de réunions de routine sur les projets ainsi qu’à la préparation et à la distribution des comptes rendus des réunions. Soutenir les activités liées à l’établissement du calendrier de construction et à la livraison de l’équipement. Aider à la tenue des réunions de coordination périodiques avec les fournisseurs et les clients et fournir les comptes rendus des réunions.
• Assurer le respect des spécifications et des normes de construction de qualité. Coordonner les dessins d’ateliers. Aider à faire le suivi du budget des projets et à fournir les comptes exacts; participer à la préparation et au dépôt des demandes de changements, au besoin. Tenir à jour les dossiers. Participer à la mise en œuvre des projets jusqu’à leur achèvement, notamment aux étapes de démarrage et de mise en service.
• Agir à titre d’administrateur des systèmes des Solutions mondiales en milieu de travail, Amérique du Nord pour la GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) (GetService).
• Tenir à jour les documents relatifs aux projets (y compris la validation) et les dessins afin qu’ils respectent la politique relative à la conservation des documents.
• Participer à la préparation, à la mise en œuvre et à la conservation des documents pour les espaces réglementés.
• Assurer le respect des normes et règlements en matière de sécurité et d’environnement pour ce qui est de la propreté, des matières particulaires, du bruit et de la sécurité. Participer régulièrement à l’inspection de la construction et, avec les concepteurs, évaluer les problèmes liés à la conception et aux spécifications.
• Faciliter les connaissances des occupants sur tous les services et exigences liés aux installations et soutenir les nouveaux occupants ou les occupants en transition au sein du milieu de travail. Cela inclut notamment le soutien des protocoles, de la culture et de l’étiquette. Résoudre les points de friction afin que les occupants fassent leur travail.
• Aider à la mise en place d’initiatives sur les bâtiments conçues pour encourager la culture de l’expérience de travail et créer des liens entre les occupants (ce qui contribue à bâtir la communauté).
• Offrir un service de premier plan aux cadres supérieurs.
• Aider à obtenir et à analyser les données pertinentes (p. ex., sondage PfizerVoice, sondage sur la satisfaction des Solutions mondiales en milieu de travail, rapports GetService) afin de cerner les besoins en matière de services et d’apporter des améliorations continues d’après les données colligées.
• Résoudre les problèmes de façon proactive; s’assurer que les plaintes, les questions, les préoccupations et les suggestions sont traitées rapidement et qu’un suivi a lieu, le cas échéant.
• Évaluer et cibler continuellement de nouvelles façons de simplifier et d’améliorer la prestation des services afin d’optimiser l’expérience des occupants.
• Repérer de façon proactive les besoins en matière de réparations, d’entretien ou les mises à jour à effectuer en milieu de travail.
• Communiquer les renseignements requis aux occupants, aux cadres supérieurs, à la direction des installations, au propriétaire et au chef des Solutions mondiales en milieu de travail, au besoin.
• Participer régulièrement à l’évaluation de la disponibilité des espaces, afin de s’assurer que les espaces de travail, les salles de conférences et les bureaux sont prêts pour les occupants.
• Aider aux tâches administratives générales, notamment la correspondance écrite, particulièrement aux occupants, la commande de fournitures, le travail sur ordinateur et la saisie de données (dont GetService), et préparer des feuilles de calculs et des rapports.
• Les autres tâches du poste peuvent inclure l’aide au responsable de l’ingénierie et de la gestion des risques des installations canadiennes.

Exigences :
 

• DEC en sciences (génie électrique, mécanique ou civil, ou architecture) ou cinq années d’expérience pertinente au sein d’installations appuyant des sièges sociaux, dans le secteur hôtelier, de préférence en services d’hôtels ou de conférences, ou dans des tours commerciales, en milieu universitaire ou en gestion de portefeuilles de propriétés.
• Capacité à superviser de multiples activités en même temps.
• Capacité à définir les problèmes, à effectuer l’analyse des causes premières, à tirer des conclusions valides et à formuler les recommandations appropriées. Expérience pratique ou connaissances sur les travaux d’entretien général. Connaissances des instruments, des systèmes mécaniques et électriques et des pratiques d’entretien.
• Capacité à communiquer efficacement (à l’oral et à l’écrit) et à interagir avec des collègues à tous les paliers de l’entreprise.
• Capacité à lire les plans et à créer des rapports et des procédures d’ingénierie. Compétences en rédaction technique.
• Souci de la clientèle.
• Passion de l’édification de communautés et de la mise en contact de personnes.
• Capacité à travailler de façon indépendante, à mener simultanément plusieurs projets et à prioriser les demandes professionnelles.
• Minutie, confiance en soi, initiative et sens de l’organisation exceptionnel.
• Intégrité, fiabilité, responsabilité, connaissance de soi, éthique professionnelle et empathie.
• Compétences pour la résolution de conflits et capacité à travailler sous pression tout en restant calme.
• Connaissances de diverses technologies numériques et de collaboration utilisées dans les milieux de travail de nos jours et facilité à les utiliser.

Grade/Niveau: 6A

Pfizer encourages women, Aboriginal people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply. Pfizer will accommodate the needs of applicants with disabilities throughout all stages of the selection process. Should accommodation during the recruitment process be required, please advise your Talent Acquisition representative.

Pfizer est un employeur qui invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées ainsi que les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature. Pfizer s’adaptera aux besoins des candidats handicapés pour chaque étape du processus de sélection. Si des mesures d’adaptation sont nécessaires pendant le processus de recrutement, veuillez en aviser votre représentant du recrutement.

Pfizer is an equal opportunity employer and complies with all applicable equal employment opportunity legislation in each jurisdiction in which it operates.